En udeblivelse koster mere end den tabte betaling. Tiden kunne være solgt til en anden kunde, og den forberedelse, personalet har lagt i aftalen, er spildt. De fleste udeblivelser skyldes ikke ond vilje, men at kunden har glemt aftalen, eller at det ikke koster noget at blive væk. Det kan man gøre noget ved. Denne guide er skrevet til danske servicevirksomheder — saloner, klinikker, behandlere, trænere og udlejere — og samler de greb, der flytter mest.
Hvad koster en udeblivelse egentlig?
Regn det ud med jeres egne tal: antal udeblivelser om måneden gange gennemsnitsprisen for en aftale. Læg dertil den tid, der er brugt på at forberede aftalen, og de kunder, der kunne have fået tiden. Tallet er et bruttotab, ikke en lovet besparelse, men det viser, hvor meget det er værd at bruge på at løse problemet.
Hvorfor udebliver kunder?
De typiske årsager er tre: kunden har glemt aftalen, det koster ikke noget at blive væk, eller det er besværligt at melde afbud, så kunden lader være. Hvert greb nedenfor rammer mindst én af dem. Det betyder også, at et enkelt greb sjældent er nok — en påmindelse hjælper den, der har glemt det, men ikke den, der ikke føler sig forpligtet.
Hvilke greb mod udeblivelser bør alle servicevirksomheder bruge?
- Tag betaling eller et depositum, når tiden bookes, så bookingen er en aftale og ikke bare en reservation.
- Send en automatisk påmindelse inden aftalen, så den kunde, der har glemt det, når at reagere.
- Skriv afbuds- og refusionsvilkår tydeligt dér, hvor kunden trykker book — ikke først i en mail bagefter.
- Gør det let at melde afbud i god tid, fx med et telefonnummer eller en mailadresse i bekræftelsen.
- Hold en liste over kunder, der gerne vil have en tidligere tid, så en ledig tid kan sælges igen.
- Tæl udeblivelser hver måned, så du kan se, om dine ændringer virker, og hvem der gentager det.
Depositum eller fuld forudbetaling?
Et depositum er ofte nok til at gøre afbud mærkbart og møder mindst modstand. Fuld betaling giver mening ved faste priser, lange behandlinger eller materialer, der købes ind til den enkelte kunde. Forskellen og reglerne gennemgår vi i guiden om forudbetaling.
Hvad gør WayPAY for at mindske udeblivelser?
Når betalingsservice er aktiv, kan kunden betale med kort eller MobilePay i selve bookingen via virksomhedens tilknyttede Stripe-konto. WayPAY sender automatiske e-mailpåmindelser 24 eller 48 timer før aftalen. SMS-påmindelser kan slås til og koster 0,49 kr. pr. SMS ekskl. moms. Afbuds- og refusionsvilkår fastsætter I selv. Kernemodulerne koster 0 kr./md., og betalingsservice koster 1,89 % + 1 kr. + moms pr. gennemført betaling, inklusive WayPAY-, Stripe- og bankomkostninger.
Hvor meget falder udeblivelserne?
Det afhænger af branchen, kunderne, prisen og jeres vilkår, og WayPAY offentliggør ikke tal for det. Den ærlige måde at finde ud af det på er at måle selv: tæl udeblivelser en måned før og en måned efter, I har slået betaling ved booking og påmindelser til.