Et bookingsystem er ikke bare en kalender på nettet. Forskellen på en kalender og et rigtigt bookingsystem er, hvad der sker omkring selve tiden: om kunden kan betale med det samme, om der bliver sendt en bekræftelse og en påmindelse af sig selv, og om du bagefter kan se, hvad der er solgt, uden at skulle samle det manuelt. Denne guide gennemgår, hvad du bør kigge efter, hvad de forskellige typer koster i praksis, og hvordan du kommer i gang uden at miste bookinger undervejs. Den er skrevet til danske servicevirksomheder — saloner, klinikker, træningscentre, udlejere og konsulenter.
Hvad er et bookingsystem med betaling?
Et bookingsystem med betaling lader kunden reservere en tid og betale i den samme handling. I stedet for at booke nu og betale ved fremmøde bliver beløbet trukket — eller reserveret — allerede da tiden blev bestilt. Det er den ene detalje, der adskiller et bookingsystem fra en delt kalender, og det er også den, der har størst effekt på hverdagen: en kunde, der har betalt, udebliver væsentligt sjældnere end en kunde, der blot har skrevet sig op.
Hvad er forskellen på en online kalender og et bookingsystem?
En online kalender viser, hvornår der er ledigt, og lader kunden vælge et tidspunkt. Et bookingsystem tager sig af hele forløbet omkring tidspunktet: ledige tider opdateres i realtid, så to kunder ikke kan tage den samme tid, kunden kan betale eller lægge depositum med det samme, bekræftelse og påmindelse bliver sendt automatisk, og betalingen ender et sted, hvor den kan afstemmes med bogføringen. Kalenderen løser planlægningen. Bookingsystemet løser også pengene og opfølgningen.
Hvad skal et bookingsystem kunne?
- Vise ledige tider i realtid og tage imod bookinger døgnet rundt, også når I har lukket.
- Tage betaling eller depositum i samme flow som bookingen, ikke i et separat system bagefter.
- Sende bekræftelse og påmindelse automatisk, så ingen skal huske at gøre det manuelt.
- Håndtere afbud og ombooking efter regler, I selv sætter, i stedet for pr. telefon.
- Give en samlet oversigt over, hvad der er booket og betalt, i et format bogholderiet kan bruge.
- Fungere ordentligt på mobil — langt de fleste bookinger sker fra en telefon.
Hvad koster et dansk bookingsystem?
Der er reelt to prismodeller. Enten betaler du et fast månedligt abonnement uanset omsætning, eller også betaler du en andel af de betalinger, der rent faktisk går igennem. Hos WayPAY koster kernemodulerne til booking, udlejning og Direct POS 0 kr. om måneden. Betalingsservice er et tilvalg, og der tager WayPAY 5 % af gennemførte betalinger på platformen — samme sats for alle kunder. Stripe og andre betalingsudbydere kan opkræve gebyrer oveni, så regn med begge dele, når du sammenligner.
Hvordan får jeg mit eget bookingsystem?
- Skriv dine ydelser ned med den tid og den pris, de reelt tager — det er her, de fleste bruger længst tid.
- Læg åbningstider og eventuelle pauser ind, så systemet kun tilbyder tider, I kan holde.
- Beslut, om der skal betales fuldt beløb, depositum eller ingenting ved booking.
- Gennemfør betalingsonboarding, hvis der skal tages betaling online.
- Test en booking fra kundens side på en telefon, før I sender linket ud.
- Læg bookinglinket det sted, kunderne allerede er: hjemmesiden, Google-profilen og jeres opslag.
Hvordan reducerer forudbetaling udeblivelser?
Når kunden ikke har betalt, koster det ingenting at lade være med at møde op. Når beløbet allerede er trukket, er der en reel grund til enten at komme eller at melde afbud i tide, så tiden kan gives videre. Effekten kommer altså ikke af selve betalingen, men af at afbuddet flytter sig fra at være gratis til at koste noget. Det er derfor forudbetaling virker bedre end endnu en påmindelse.
Hvilke betalingsmetoder kan kunderne bruge?
WayPAY-checkouten kører gennem virksomhedens tilknyttede Stripe-konto og præsenterer kortbetaling, og MobilePay bliver tilbudt ved siden af kort i booking- og udlejningscheckouten. Vipps og Swish udbydes ikke: Stripe afregner dem fra henholdsvis en norsk og en svensk konto, og WayPAY opretter i dag danske virksomheder. Spørg altid en leverandør, hvilke metoder der er aktive i den konkrete checkout — ikke hvilke der står på forsiden.
Kan det betale sig for en lille virksomhed?
Regnestykket afhænger mest af, hvor mange aftaler I har, og hvor ofte nogen udebliver. Har I en håndfuld aftaler om ugen og næsten ingen udeblivelser, er gevinsten hovedsageligt sparet administration. Har I mange aftaler, eller mister I jævnligt en tid til en udeblivelse, er det typisk selve forudbetalingen, der flytter mest. Start med at regne på, hvad en enkelt tabt tid koster jer, og hold det op mod prisen.
Hvad med persondata og GDPR?
Et bookingsystem behandler navne, kontaktoplysninger og i nogle brancher også helbredsoplysninger, og derfor skal der være en databehandleraftale mellem jer og leverandøren. Bed om den, før I lægger kundedata ind, og se efter, hvor data opbevares, og hvor længe de gemmes. WayPAY drives af OMNIWARE APS, CVR 45896706, og databehandleraftalen ligger offentligt tilgængelig på sitet.